Overzicht Overhead

Vanaf 2017 is een wijziging van het Besluit begroting en verantwoording (BBV) van kracht geworden met - ondermeer - als doel om de overhead van de gemeenten beter inzichtelijk (en vergelijkbaar) te maken. De overhead mag niet langer worden toegerekend aan de afzonderlijke programma's en daarmee taken en activiteiten, maar moet in een apart totaal overzicht worden gepresenteerd.

Volgens deze nieuwe methodiek wordt in de begroting en verantwoording niet meer gerekend met een integrale kostprijs. In een aantal gevallen speelt het hanteren van een integrale kostprijs wel een belangrijke rol. Het niet toerekenen van overhead en rente aan grondexploitaties, investeringen en taken waaraan een kostendekkend tarief is verbonden, zou tot een tekort in de bestaande begroting leiden. De overhead wordt, voor zover nodig, daaraan (extra comptabel) toegerekend.

Wat is overhead?

Het BBV schrijft voor dat bij het bepalen wat behoort tot het overzicht overhead, gebruik moet worden gemaakt van de definitie voor overhead van het benchmarkinstrument 'Vensters voor Bedrijfsvoering'. Deze definitie luidt: "overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces".

Overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hier buiten);
• Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie;
• Personeel en organisatie;
• Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement);
• Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie);
• Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar- en beroep en primaire taken als vergunningverlening);informatievoorziening en automatisering (ICT);
• Facilitaire zaken en Huisvesting (inclusief beveiliging);
• Documentaire informatie voorziening (DIV);
• Bestuurszaken en bestuur- ondersteuning;
• Managementondersteuning primair proces.

Berekening kosten overhead

De kosten en baten van overhead worden vanaf 2017 centraal begroot en verantwoord en niet verder door verdeeld naar de voorgeschreven taakvelden. Op de programma's worden de direct toe te rekenen kosten van de activiteiten begroot en verantwoord. Om de hoogte van de kostendekkende tarieven correct te kunnen berekenen worden de kosten van overhead extra-comptabel aan de directe kosten toegerekend. Deze toerekening moet op een consistente wijze gebeuren. De manier waarop is niet door de wetgever voorgeschreven en kan op verschillende manieren plaatsvinden. Met het vaststellen van de Financiële verordening 2017 is door de gemeenteraad bepaald hoe dit voor onze gemeente gebeurt. Er is hierbij gekozen voor een methodiek die zoveel mogelijk aansluit bij de kostentoerekening van de voorgaande jaren. De consistentie en inzichtelijkheid bij de toerekening van de overhead is hiermee behouden en de methodiek is administratief goed hanteerbaar en reproduceerbaar.

Het uurtarief van de overhead wordt berekend door het totaal van de lasten van de overhead te delen door het totaal aantal productieve uren.

De brutolasten van overhead bedragen bijna € 10 miljoen, waarvan ongeveer twee derde deel bestaat uit personele lasten. Een derde deel betreffen materiële kosten, zoals onderhoud, huisvesting, schoonmaak en beveiliging. De totale productieve uren van de organisatie, voor zowel het primaire proces als de ondersteuning (overhead), worden geraamd op 297.136 uur.

De toegerekende kosten van overhead aan de investeringen en de grondexploitaties worden, conform het BBV, als 'negatieve last' op het taakveld overhead tot uitdrukking gebracht. De toegerekende overhead aan investeringen en grondexploitaties bedraagt bijna € 455.000, waardoor de netto kosten van de overhead ca. € 9,18 miljoen bedragen.